Sertifiointiprosessi

Hankkiminen

Sertifikaatin hankkimiseksi on täytettävä hakemuslomake. Hakemuksen voi täyttää yrityksen edustaja, hakemuksen täyttämisessä voi avustaa BM Certiicationin edustaja. Täytetyn hakemuksen perusteella BM Certification valmistelee sertifiointitarjouksensa.
Sertifiointisopimus solmitaan vakiotapauksessa kolmeksi vuodeksi, kattamaan koko sertifiointisyklin.

 Sertifiointiarvioinnin 1. vaihe 

Sertifioinnin 1. vaiheen auditointi suoritetaan sen varmistamiseksi, että asiakkaalla on kaikki tarvittavat johtamisjärjestelmässä dokumentoidut tiedot; sen puitteissa arvioidaan asiakkaan yrityksen olosuhteet ja selvitetään henkilöstön valmius sertifiointiauditoinnin toiseen vaiheeseen. Auditoinnin aikana auditoijan tulee varmistua asiakkaan valmiudesta toisen vaiheen auditointiin. 2. vaiheen auditointiin mennessä on korjattava kaikki havaitut poikkemat.
Sertifiointiarvioinnin 1. ja 2. vaiheen välinen aika ei saa ylittää 6 kuukautta. Jos tämä aikaväli on pidempi, sertifiointiarvioinnin 1. vaihe on toistettava.

Sertifiointiarvioinnin 2. vaihe

2. vaiheen sertifiointiauditoinnissa auditoidaan järjestelmän käytännön toiminta. 2. vaiheen auditointiin on täydellinen järjestelmäarviointi.
Jos 2. vaiheen auditoinnissa havaitaan merkittäviä poikkemia, ne on sertifiointipäätöksen tekemiseksi oikaistava, kun taas vähäisten poikkemien osalta on sovittava toimintasuunnitelmasta niiden oikaisemiseksi.

Seuranta-auditointi

Seuranta-auditointi on suoritettava viimeistään 12 kuukauden kuluttua sertifikaatin myöntämispäivästä, mieluiten 9 kuukauden kuluttua sertifikaatin myöntämispäivästä. Seuranta-auditointi ei välttämättä ole täydellinen järjestelmän auditointi.
Seuraavat seuranta- ja sertifiointiauditoinnit tulisi mieluiten suorittaa 12 kuukautta edellisen auditoinnin jälkeen.

Jälleensertifiointiauditointi

Jälleensertifiointiauditointi on täydellinen järjestelmän arviointi. Jälleensertifiointiauditointi suoritetaan johtamisjärjestelmän jatkuvan vaatimustenmukaisuuden ja tehokkuuden sekä sen jatkuvan vaatimustenmukaisuuden ja sovellettavuuden tarkistamiseksi sertifiointialueella.

Muut sertifiointipalvelut

Kuiluanalyysi eli GAP-analyysi

Ennen sertifiointiauditointia on mahdollista suorittaa GAP-analyysi, jonka avulla voi tunnistaa mahdolliset puutteet, jotka saattavat viivästyttää tai estää sertifioinnin. GAP-analyysi voidaan yleensä suorittaa yhden päivän kuluessa.

Erikoissauditointi

Erikoisauditointi suoritetaan, jos:

• sertifiointiauditoinnin 2. vaihe on epäonnistunut,
• poikkeamia ei ole saatu oikaistua ajoissa,
• asiakkaan yrityksen sivutoimipisteet lisääntyvät tai vähenevät,
• yrityksen sertifiointialue laajenee,
• yrityksestä on saatu valituksia.

Integroitu auditointi

BM Certification voi suorittaa integroidun auditoinnin, joka käsittää useita johtamisjärjestelmän standardeja eri yhdistelminä. Toiset standardit on helpompi integroida kuin toiset, ja asiakkaat valitsevat enimmäkseen ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 johtamisjärjestelmien integroinnin.

Sertifikaatin keskeyttäminen (Suspension)

BM Certificationilla on oikeus pidättää asiakkaan sertifikaatti, jos:

• asiakkaan sertifioitu järjestelmä toistuvasti ei täytä sertifiointivaatimuksia,
• seuranta-auditointia ei ole suoritettu määritettynä aikana,
• sertifioitu asiakas ei korjaa merkittäviä poikkemia määrätyssä ajass,
• sertifioitu asiakas ehdottaa vapaaehtoista sertifikaatin keskeyttämistä,
• sertifioitu asiakas rikkoo sopimuksen ehtoja, esim. ei maksa auditointilaskua.

Sertifikaatin keskeyttämisen tapauksessa:

• asiakkaan on määrätyssä ajassa ryhdyttävä korjaaviin toimiin sertifioinnin keskeyttämisen syyn poistamiseksi,
• asiakkaan on ilmoitettava yrityksensä asiakkaille sertifikaatin keskeyttämisestä,
• asiakas ei saa tehdä sertifiointiin perustuvia liiketoimia,
• kaikkien keskeytettyyn sertifikaattiin viittaavien mainosmateriaalien, mukaan lukien sertifikaattimerkkien käyttö on keskeytettävä.

Sertifikaatin keskeyttäminen saa kestää enintään 6 kuukautta. Tämä määräaika voidaan ylittää, jos se on perusteltua. Tämän määräajan jälkeen sertifikaatti mitätöidään (withdrawal).

Sertifikaatin mitätöinti (Withdrawal)

Sertifikaatti mitätöidään, jos asiakas ei ole poistanut sertifikaatin keskeyttämisen syitä.
Jos sertifikaatti mitätöidään:

• asiakkaan on ilmoitettava yrityksensä asiakkaille sertifikaatin peruuttamisesta,
• asiakas ei saa suorittaa sertifiointiin perustuvia liiketoimia,
• Asiakkaan on välittömästi lopetettava sertifikaattimerkkien ja sertifikaattiin viittaavien mainostuotteiden käyttö.

Sertifikaatin peruuttaminen (Cancellation)

Asiakkaalla on oikeus sertifiointijakson aikana peruuttaa sertifikaatti milloin tahansa. Sertifikaatin peruuttamiseksi asiakkaan on lähetettävä pyyntö BM Certificationille.

Poikkeamat

Poikkeamat jaetaan kahteen eri tyyppiin: merkittävät poikkemat ja vähäiset poikkeamat. Poikkeaman merkityksestä riippumatta asiakkaan on analysoitava poikkeamien syyt sekä tehtävä poikkeamien oikaisuja ja poistettava niiden syyt.
Merkittävät poikkemat on oikaistava 3:n kuukauden kuluessa.
Vähäiset poikkeamat on oikaistava 12 kuukauden kuluessa (auditoija voi asettaa lyhyemmän määräajan).